SOADOC® administra de forma eficiente la gestión documental de tu organización
SOADOC® es una solución Multiplataforma diseñada para lograr una verdadera transformación digital en la Gestión Documental y aumentar la productividad de los procesos de negocio. Construida bajo la Arquitectura Toolbox de SOAINT, se hace escalable a todo nivel de la organización, a partir de la plataforma existente y sostenible en el tiempo, ya que cuenta con versiones soportadas en las principales plataformas de servidor del mercado como Redhat, IBM y Oracle.
SOADOC® administra de forma eficiente la gestión documental de tu organización
Obtenga resultados rápidamente con
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Facilita la automatización de procesos, reduce costos y aumenta la eficiencia en la gestión documental. Con esta solución las empresas pueden integrar fácilmente el módulo de facturación electrónica con su ERP, permitiendo una gestión ágil y segura. SOADOC optimiza la emisión, recepción y control de facturas electrónicas, mejorando la eficiencia y asegurando el cumplimiento de las normativas internacionales.
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Generación de documentos a través de flujos controlados de proyección, revisión y aprobación con plantillas predeterminadas e incorporación de firma digital.
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Ventanilla única con servicios de recepción radicación y distribución de los documentos.
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Reparto manual/automático, individual/masivo de documentos electrónicos para ser gestionados con mayor agilidad.
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Conformación de expedientes electrónicos bajo TRDs, trazabilidad de la gestión administrativa realizada, generación de índice electrónico.
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Control de tiempos de gestión con notificaciones al responsable, reasignación, direccionamiento a otras áreas competentes, devolución o gestión directa de los documentos electrónicos asignados.
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Diversos criterios de búsqueda, intuitivo para la visualización de documentos y expedientes electrónicos.
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Importación de documentos, ajuste de imágenes, indexación automática, sostenibilidad ambiental.
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Cierre de expedientes, firma del índice electrónico para garantizar integridad, así como apertura temporal para inclusión de documentos, así como reactivación definitiva de expedientes.
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Cumplimiento de tiempos de retención documental, generación de FUID, registro de la ejecución de la transferencia documental.
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Ejecución autorizada de las disposiciones finales en cumplimiento del ciclo vital de los documentos.
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Generación de reportes exportables en archivos planos y generación de valor a través de indicadores de gestión claves, para la mejora continua.
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Gobierno documental, control de versiones de CCD y TRD para facilitar la gestión integral de los documentos.
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Gobierno documental, control de versiones de CCD y TRD para facilitar la gestión integral de los documentos.
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Administración de información base: lista de valores desplegables, creación de roles, asociación de dependencias, mayor independencia y dominio de la solución.
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Algunos de nuestros clientes
Un mundo de posibilidades a tu alcance
Multiplataforma
Soadoc® cuenta con versiones soportadas
en las principales plataformas de servidor del
mercado como Redhat, IBM y Oracle.
Interfaz
Interfaz 100% web, "responsive", moderna,
ágil y amigable. Compatible con dispositivos
móviles y navegadores Chrome, Safari, Edge
y Mozilla.
Licenciamiento
Licencia de uso para USUARIOS ILIMITADOS
o por modulos según necesidades.
Notificaciones
Manejo de notificaciones electrónicas a las
bandejas de usuarios y el email. Capacidad
para integrar sistemas de mensajes SMS.
Cumplimiento Normativo
Cumple con estándares internacionales y
locales como IS023081, I5030301,
ISO15489, ISO19001, Moreq, Resolución
8934/2014, Decreto 1080 2015, Ley
General de Archivos 594 de 2000 y el
acuerdo 060 de 2011.
Ventanilla única
Soporta el modelo de "Ventanilla única de
radicación" canalizando las comunicaciones
de la organización desde su fuente (web,
ventanilla física, email, otros)
Estandarización
Facilita la estandarización de procesos y
tramites de acuerdo a los requisitos de la
operación.
Ciclo de vida
Controla el ciclo de vida de los documentos,
desde su recepción, producción, hasta su
disposición final.
Tablas de retención
Gobierno documental basado en la
automatización de instrumentos archivísticos
(CCD y TRD).
Captura
Soporta las últimas tendencias en extracción
automática e inteligente de datos, por medio
de motores de reconocimiento
OCR/ICR/OMR/BARCODE.
Gestión de Expedientes
Gestión integral de expedientes electrónicos
y físicos.
SGDE y SGDEA
Modelo de operación basado en el SGDE
Sistema de Gestión de Documentos
Electrónicos y SGDEA Sistema de Gestión de
Documentos Electrónicos y de Archivo.
Administración Documental
Centralización de documentos electrónicos
bajo arquitectura ECM (Enterprise Content
Management) y estándares de conservación
a largo plazo (PDF/A).
Optimización de Procesos
Procesos documentales automatizados y
adaptados de acuerdo a los requisitos de
operación, mediantes la aplicación de reglas
de negocios y tiempos, interoperando con
otros sistemas de información.
Firmas Digitales
Capacidad de integrarse con Sistemas y/o
servicios externos para implementar firmas
digitales, electrónicas y estampas de tiempo.
Comunicaciones
Gestiona las comunicaciones hacia los
clientes de forma automática, de acuerdo a
los tiempo de respuesta definidos, a partir de
la información del proceso documental.
Reportes y KPI's
Reportes y KPl's de seguimiento mediante
"Dashboards"
Auditoria
Trazabilidad de las actividades de Gestión
Documental ejecutadas en el sistema, para
facilitar su evidencia en la gestión de
procesos.
Automatización
Soporta las últimas tendencias de
Automatización empresarial como BPMS,
BPA, RPA, Machine Learning, SOA/API' s,
Services y Microservices.
Seguridad
Seguridad y acceso mediante roles de
usuarios. Soporta integración y autenticación
de usuarios vía LDAP, Active Directory y
Single Sign On SSO.
Open Source
Cuenta con soporte para instalación en
plataformas de servidores Open Source, con
el servicio de soporte especializado de
SOAINT.
Virtualización
Soporta implementación y crecimiento bajo
infraestructura virtualizada o mediante
contenedores.
Arquitectura Empresarial
Soportada bajo Tecnologías ECM + BPM+
BRM + BPA + RPA + Machine Learning +
SOA/API's + Microservices
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Simula tu proyecto de gestión documental
Genera valor a la gestión
documental de tu organización
- Facilita el desarrollo de la cultura “Cero Papel”.
- Soporte y respaldo local con experiencia Global.
- Reduce costos futuros de licenciamiento para nuevos usuarios, gracias a su licencia de USUARIOS ILIMITADOS.
- Reduce los costos y tiempos en la administración y procesamiento de la Gestión Documental.
- Facilita el cumplimiento normativo de la Gestión documental de su organización.
- Minimiza los riesgos legales asociados a respuestas fuera de tiempo por vencimiento de términos.
- Disminuye los tiempos de respuesta en las comunicaciones y toma de decisión hacia el cliente.
- Estandariza la operación documental de los procesos de la organización, mediante una visión de Arquitectura Empresarial de TI.
- Capacidad y flexibilidad para integrar y desarrollar nuevos procesos y reglas de negocios.
- Proceso de Implementación ágil apoyado en la transferencia de conocimiento.
- Costo CERO en licencias de servidor cuando se usa bajo arquitectura Open Source, con servicio de soporte SOAINT.
- Capacidad de operación a partir de la plataforma existente en la organización.
- Integración con otros aplicativos de la organización como ERP, CRM y otros de propósito específico.